Mengurangi Tunggakan dengan Pengingat Tagihan WhatsApp

Cara memakai pengingat tagihan WhatsApp untuk mengurangi tunggakan pelanggan ISP: kapan dikirim, isi pesan, nada bahasa, dan cara menjaga nomor tetap aman.

Banyak tunggakan di RT RW Net terjadi bukan karena pelanggan enggan membayar, tetapi karena lupa. Tagihan internet datang di antara tagihan listrik, cicilan, dan uang sekolah, jadi mudah terlewat. Pengingat tagihan WhatsApp adalah cara sederhana untuk mengurangi tunggakan: pesan sampai ke aplikasi yang dibuka pelanggan setiap hari, pada waktu yang tepat, dengan informasi yang lengkap.

Artikel ini membahas kapan pengingat dikirim, apa isinya, bagaimana nada bahasanya, dan cara menjaga nomor WhatsApp Anda tetap aman.

Kenapa WhatsApp?

WhatsApp sudah menjadi alat komunikasi sehari-hari bagi kebanyakan pelanggan rumahan. Satu pesan bisa memuat rincian tagihan, nomor rekening, dan tautan. Pelanggan juga bisa langsung membalas, bertanya, atau mengirim bukti transfer di percakapan yang sama.

Menelepon satu per satu tidak realistis begitu pelanggan bertambah, sedangkan SMS terbatas panjangnya dan sering dikira penipuan. Tagihan kertas yang diantar ke rumah butuh tenaga dan mudah hilang.

Kapan pengingat tagihan WhatsApp dikirim?

Jadwal yang baik membuat pelanggan cukup diingatkan tanpa merasa dikejar. Contoh jadwal untuk tagihan yang jatuh tempo tanggal 10:

1. Saat tagihan terbit (misalnya tanggal 1). Pesan berisi rincian tagihan lengkap. Ini pesan terpenting karena menjadi acuan pelanggan.
2. Beberapa hari sebelum jatuh tempo (misalnya tanggal 7). Pengingat singkat bahwa tagihan akan segera jatuh tempo.
3. Pada hari jatuh tempo (tanggal 10). Pengingat bahwa hari ini batas pembayaran.
4. Setelah jatuh tempo (misalnya tanggal 12). Pemberitahuan bahwa pembayaran belum diterima, beserta konsekuensinya, misalnya layanan akan dibatasi.
5. Setelah pembayaran diterima. Kuitansi atau ucapan terima kasih. Pesan ini sering diremehkan, padahal membuat pelanggan yakin pembayarannya tidak hilang.

Satu aturan yang tidak boleh dilanggar: pelanggan yang sudah membayar tidak boleh menerima pengingat lagi. Pengingat untuk tagihan yang sudah lunas adalah cara tercepat membuat pelanggan kesal.

Isi pesan tagihan yang lengkap

• Nama pelanggan dan ID atau username PPPoE, supaya pelanggan dengan lebih dari satu sambungan tidak bingung.
• Periode tagihan, misalnya internet bulan November.
• Jumlah yang harus dibayar, persis sampai rupiah terakhir, termasuk kode unik jika Anda memakainya.
• Tanggal jatuh tempo.
• Cara membayar: nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, atau tempat pembayaran tunai.
• Tautan ke halaman tagihan atau website pelanggan, jika ada.
• Nomor yang bisa dihubungi untuk pertanyaan.

Contoh pesan saat tagihan terbit, dengan angka rekaan:

Halo Pak Budi, tagihan internet bulan November untuk ID budi.rt05 sudah terbit sebesar Rp150.123 dan jatuh tempo 10 November.
Silakan transfer tepat sejumlah itu ke Bank ABC 1234567890 a.n. [nama usaha]. Tiga digit terakhir adalah kode unik agar pembayaran Bapak cepat kami cocokkan.
Abaikan pesan ini jika sudah membayar. Terima kasih.

Kenapa jumlahnya Rp150.123 dan bukan Rp150.000? Itulah kode unik, yang dijelaskan di artikel kode unik transfer bank.

Nada bahasa yang tepat

Pelanggan RT RW Net sering kali tetangga sendiri. Gunakan bahasa sopan dan singkat, sapa dengan nama, dan hindari huruf kapital semua atau kata-kata yang terdengar mengancam. Nada boleh sedikit lebih tegas setelah jatuh tempo, tetapi tetap faktual: sebutkan tanggal layanan akan dibatasi dan cara agar itu tidak terjadi.

Tambahkan kalimat "abaikan jika sudah membayar" di setiap pengingat. Pembayaran yang baru masuk mungkin belum tercatat saat pesan terkirim, dan kalimat ini mencegah salah paham.

Hindari spam dan jaga nomor WhatsApp Anda

WhatsApp dapat membatasi atau memblokir nomor yang mengirim banyak pesan yang tidak diharapkan penerimanya. Jika nomor diblokir, semua komunikasi dengan pelanggan ikut berhenti. Beberapa kebiasaan yang membantu:

• Kirim hanya ke pelanggan sendiri, yaitu orang yang memang berlangganan dan memberikan nomornya kepada Anda. Jangan memakai nomor yang sama untuk promosi ke daftar kontak yang dibeli atau dikumpulkan dari grup.
• Batasi frekuensi. Empat atau lima pesan per siklus tagihan sudah cukup. Lebih dari itu mulai terasa mengganggu.
• Pakai nomor usaha Anda sendiri yang sudah dikenal pelanggan. Minta pelanggan menyimpan nomor itu saat pemasangan, sehingga pesan tidak dianggap dari orang asing.
• Buat pesan yang bisa dibalas. Pelanggan yang membalas dengan bukti transfer atau pertanyaan menandakan percakapan yang wajar, bukan pesan massal satu arah.
• Hentikan pengingat begitu tagihan lunas, dan jangan mengirim ke pelanggan yang tidak ditagih, misalnya fasilitas umum yang Anda layani gratis.

Pengingat saja tidak cukup

Pengingat bekerja paling baik jika didukung dua hal: cara bayar yang mudah dicocokkan, dan konsekuensi yang jelas. Kode unik membuat transfer cepat dicatat, sehingga pelanggan yang sudah membayar tidak menerima pengingat berikutnya. Isolir dengan masa tenggang memberi alasan untuk tidak menunda. Baca juga isolir otomatis untuk pelanggan yang telat bayar.

Pengingat tagihan WhatsApp otomatis di Netagih

Mengirim pesan satu per satu masih masuk akal untuk beberapa puluh pelanggan, tetapi cepat melelahkan begitu jumlahnya bertambah. Di Netagih, Anda menghubungkan nomor WhatsApp usaha Anda sendiri dengan memindai kode QR. Setelah itu Netagih mengirim tagihan saat terbit, pengingat sebelum dan sesudah jatuh tempo, serta kuitansi setelah pembayaran dicatat.

Isi setiap pesan memakai template yang bisa Anda ubah sesuai gaya bahasa usaha Anda, dan setiap tagihan sudah memuat kode unik untuk mencocokkan transfer. Jika perlu, pesan yang sama juga bisa dikirim lewat email. Pelanggan yang membuka tautan tagihan bisa melihat rinciannya dan mengunggah bukti transfer di website pelanggan.

Mau tagihan dan pengingat terkirim tanpa mengetik ulang setiap bulan? Coba Netagih gratis sekarang.